Tema da Oficina

Fonte: http://www.traduccion-medicina.com/

Na aula da última sexta-feira (21/06), cada grupo deveria escolher um tema para montar uma Oficina e aplicar os conhecimentos adquiridos na disciplina de Diplomática e Tipologia Documental no decorrer do semestre.

O grupo Vital pensou em algo que fosse de importância essencial para todos e eis nossa decisão: documentos pessoais relacionados à saúde.

Por que a escolha desses documentos?

Através dos documentos hospitalares podemos saber seu histórico de doenças, os medicamentos que toma/tomou, quais exames já fez, a frequência de consultas, acompanhamento médico, se já fez cirurgias, atestados, dentre outros pontos. Estes documentos servem ainda para fins de comprovação no caso de necessidade.

Assuntos que abordaremos em nossa Oficina:

·                  Veracidade e autenticidade dos documentos médicos;

·                  Acondicionamento de documentos em suporte diferente (ex: raio-x)

·           Sua importância para seu produtor arquivístico e demais pessoas ligadas a ele;

·                  Dentre outras questões.

Então aí fica o convite e não deixem de participar...

Comparação Bellotto e Duranti

As duas autoras possuem basicamente a mesma ideia. O documento é dividido em três partes principais. Segundo Bellotto, esses pontos são: protocolo inicial, o texto propriamente dito, e o protocolo final. Luciana Duranti chama a primeira parte de protocolo, a segunda de texto, e a última de escatocolo.

Duranti afirma que o protocolo contém informações referentes ao contexto administrativo da ação e informações gerais introdutórios, como data, local, assunto, etc. O texto teria os motivos e considerações para criação do documento. Já o escatocolo contém o contexto da documentação e as considerações finais.

Segundo a Bellotto o protocolo inicial é constituído por invocação, titulação, direção ou endereço e saudação. O texto propriamente dito é constituído por preâmbulo, notificação, exposição, dispositivo, sanção e corroboração. O protocolo final é constituído de subscrição/assinatura, datação e precação.

As duas autoras possuem concepções parecidas, e mesmo que alguns termos utilizados sejam diferentes, a ideia é a mesma. 

Fixando o Conteúdo- Atividade Individual

      De acordo com o texto da Duranti, os documentos precisam de autenticação para mudança de suporte, que pode ser realizada com a folha de abertura e encerramento do convênio, contendo o registro do Ministério da Justiça, de acordo com a Lei 5.433, de 8 de maio de 1968.  A autenticidade ainda pode ser registrada também por perfurações nos dois extremos e é necessário que o órgão responsável faça autenticação provando que o documento registrado no microfilme está de acordo com o original. A autenticidade pode ser histórica, diplomática e legal e determinados documentos não são autênticos nos três quesitos.

 

Elementos que garantem a autenticidade dos documentos microfilmados...

Alguns elementos devem ser considerados quanto à autenticidade dos documentos microfilmados: o documento arquivístico tem quer ser autêntico, e estar embasado em lei, não importando o suporte em que se encontra. Para alegar a autenticidade, no início do microfilme é feito uma perfuração nos seus dois extremos; ao se mudar o suporte tem que ser observada a legislação, e o documento original não pode ser eliminado; e a autenticidade é dada pelo órgão responsável.

 

Atividade individual: Fixando o conteúdo (Danilo dos anjos - 110010507)

Duranti apresenta a ideia de que para que um documento mantenha sua autenticidade é necessário que também sejam mantidos os seu elementos internos individuais, e no caso da mudança de suporte para o microfilme é necessário que haja um acompanhamento, uma espécie de auditoria das autoridades competentes do órgão que possam atestar que tal documento é autentico e válido, diminuindo assim a probabilidade de falsificações no processo de mudança de suporte.

Fixando o Conteúdo

Bom dia, galera!!!! 

Na atividade em grupo da semana, os alunos deveriam escolher documentos da empresa MCEbyte que deveriam mudar de suporte e justificar sua escolha. Logo abaixo, o grupo apresenta suas conclusões. Vamos ver?

  

Com a contratação de novos funcionários e a Capacitação de funcionários antigos da empresa MCEbyte, viu-se a necessidade de mudar a Ficha Funcional de suporte em papel para o digital, pois seus funcionários estavam aperfeiçoando-se cada vez mais pra realizar melhor suas atividades, adicionando-se mais  folhas em seu dossiê funcional,  que ocupava muito espaço físico e muito papel era gasto com a cópia de certificados e diplomas. Ao invés de tirar cópias, os documentos seriam escaneados e anexados à documentação do funcionário. Além disso, a troca de suporte facilitaria quando surgisse a necessidade de localizar algum dossiê ou fazer alguma atualização (apenas funcionários capacitados) em seus dados. O programa utilizado deve conter ainda uma ferramenta que localize palavras-chave. No entanto, os profissionais da área de Recursos Humanos devem estar atentos em relação aos programas que melhor atendem suas necessidades e quanto à obsolescência dos softwares e equipamentos utilizados.

Vantagens:

•  Eficiência nas atividades desenvolvidas no setor de RH;
•  Economia de recursos físicos e materiais;
•  Rapidez na localização de dossiês funcionais;
•  Facilidade para atualizar informações e acrescentar novos documentos;
•  O acesso à documentação é mais fácil;

 Até a próxima!!!

Funções Arquivísticas

Segundo Rousseau e Couture (1998), as sete funções arquivísticas são:

Produção: criação ou recebimento de informações dentro da instituição, evitando a criação de documentos com informações desnecessárias e atentando para sua veracidade e autenticidade. Momento que o documento passa a existir para a instituição.

   Para a criação de documentos arquivísticos digitais é importante estar atento em diversas questões que possam alterar a veracidade ou autenticidade das informações ali contidas, sendo de extrema importância a elaboração de normas e regras para a produção da documentação, assim como utilizar métodos como assinatura digital, marca d’água e procedimentos padrão.

Avaliação: processo que consiste na atribuição de valores (primário ou secundário) para os documentos, assim como prazos de guarda e destinação final (guarda permanente ou eliminação).

   Os documentos devem ser devidamente avaliados também em suporte digital, pois nem toda a documentação produzida possui a necessidade de ser preservada permanentemente, garantindo assim economia de recursos materiais e financeiros.

Aquisição: entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente. Abrande o arquivamento corrente, assim como a transferência e recolhimento da documentação.

   O processo de aquisição deverá ser realizado com mais atenção e cuidado nos documentos arquivísticos digitais, pois seu controle é mais difícil de ser realizado e não possuem métodos que assegurem  questões como autenticidade e veracidade.

Conservação: conjunto de procedimentos que visa a manutenção da integridade física do documento, desacelerando o processo de degradação.

   A principal questão a ser levantada em relação à conservação dos documentos digitais é sobre a constante mudança que ocorre nos aparelhos e softwares tecnológicos, tornando os equipamentos obsoletos e causando a perda de informações. O profissional responsável deve estar atento as novas tecnologias para evitar que a documentação ( ou parte dela) seja perdida.

Classificação: forma como os documentos serão reagrupados de acordo com características comuns. A Classificação deverá ser feita dentro dos padrões estabelecidos pelos profissionais responsáveis pelo acervo, que conhecem a melhor maneira de agrupamento para realização de suas atividades.

   Os documentos digitais também devem ser devidamente classificados e ordenados para evitar que a documentação fique desorganizada em meio digital e para que não perca seu contexto dentro da instituição.

Descrição: conjunto de elementos facilitadores na recuperação e localização dos documentos. Também abrange a elaboração de instrumentos de pesquisa e meios de busca, utilizando termos específicos, palavras-chave, indexadores, dentre outros.

   A descrição será mais eficaz e precisa em meio digital, se realizada de forma correta, garantindo a recuperação e localização mais rápida da informação solicitada.

Difusão: está relacionada à divulgação do acervo, bem como a acessibilidade dos documentos, aproximando o arquivo e o usuário da informação.

   A difusão também será realizada de forma mais rápida, pois a maioria das pessoas possui acesso à internet e utilizam deste meio para suas pesquisas. Desta forma, o arquivo pode divulgar amplamente suas atividades, serviços e documentação, assim como disponibilizar informações com maior praticidade e eficácia.

Atividade Individual - Larissa Caddah

Bom dia! 
Então, seguindo o que Rousseau e Couture, são sete as funções arquivísticas: produção, avaliação, aquisição, conservação/presevarção, classificação, descrição e difusão.

• Produção: Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite.

• Avaliação: processo multidisciplinar de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

• Aquisição: Contempla a entrada de documentos nos arquivos correntes, intermediário e permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento de acervo.

• Conservação/Presevarção: Conservação é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento). Preservação é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. 

• Classificação: é uma função importante para a transparência e o compartilhamento de informações, que são caminhos seguros para a tomada de decisão, para a preservação da memória técnica e administrativa das organizações contemporâneas e para o pleno exercício da cidadania. Ela é uma atividade reconhecida, pela maior parte dos autores que tratam da questão, como matricial. Ela precede todas as outras atividades.

• Descrição: é um conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa; é proveniente do processo de classificação e de avaliação.

• Difusão: acessibilidade do documento para o usuário, também a difusão da informação em si. 

Os documentos arquivísticos digitais tem as mesmas funções que um documento arquivístico físico, portanto, as funções arquivísticas também são aplicadas nos documentos arquivísticos digitais, claro que tendo algumas adaptações por ser um suporte diferente. Tudo tem que ser feito com a finalidade de manter a autenticidade e a integridade do documento, e visando o acesso ao usuário e tomando os cuidados e precauções para que o suporte, ou software não se torne obsoleto. 

Larissa Caddah - 11/0014987

2- Atividade Individual

Conforme Rousseau e Couture (1998), as sete funções arquivísticas são (não segue ordem):

-Produção: criação ou recebimentos de informações no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, com o intuito de produzir apenas o necessário, informações importantes.

Devem ser elaboradas normas e procedimentos, não só arquivísticas, mas também administrativas, legais, políticas, etc. que dizem respeito à criação e recebimento de documentos, o trâmite e uso destes em meio digital. Seria interessante o uso padrão, como assinatura digital, marca d’água, formatação de texto, etc.

-Avaliação: é ela quem vai dizer o valor que o documento possui, se é primário (administrativo) ou secundário (valor histórico, probatório ou informativo), baseado no decorrer de suas atividades.

Os documentos digitais também devem passar pela avaliação, determinando seu valor e os seus prazos de guarda.

-Aquisição: é a passagem do documento pelas três idades documentais, e remete também a aquisição por meio de recolhimento, doação, etc.

Nos arquivos digitais deve-se ter uma atenção maior sobre a passagem deles pelas idades documentais, pois é mais difícil de controlar, mesmo por conta da produção instantânea de documentos (arquivísticos ou não).

-Descrição: é um conjunto de procedimentos que visa à identificação dos documentos e elaboração de instrumentos de pesquisas ou meios de busca, observando as características de seu conteúdo e forma.

No meio digital, a busca e a identificação de informação/documento/processo é bem mais rápida e precisa, e por isso deve haver também a classificação dos digitais, seguindo os mesmos critérios dos documentos que não possuem o suporte em metadados.

-Classificação: classificar os documentos em grupos ou categorias comuns, a fim de facilitar a recuperação da informação.

Assim também a classificação se aplica aos documentos arquivísticos digitais, de acordo com suas necessidades, e devem estar em seus devidos fundos.

-Conservação/Preservação: processo que visa manter a integridade física do documento, evitando assim a degradação deste.

O grande desafio em meio digital é manter esses arquivos sempre atualizados e garantir o acesso sempre que necessário.

-Difusão: tem o objetivo de tornar público o acervo de uma instituição e, principalmente, visando à aproximação do arquivo com o usuário.

O acesso em meio digital é amplo e mais “fácil”, o que facilita e chama a atenção do usuário. Claro que para isso deverá ter normas de uso, e a instituição, o arquivista, deverão divulgar e promover o acesso dos usuários nesse meio, atendendo suas demandas de forma rápida e segura. 

Laíssa Domingues - 11/0062671